Přeskočit na obsah 
E-maily jsou dnes jednou z nejdůležitějších forem komunikace v pracovním světě. Avšak s počtem příchozích e-mailů se může stát, že se nám začnou hromadit v inboxu a stávají se zdrojem stresu a ztráty času. Jak tedy rychleji odbavovat e-maily a orientovat se v nich?
Složky jsou nesmysl
Pokud máte svůj e-mail přeplněný složkami a v nich další podsložky, akorát se v tom začnete postupně ztrácet. Nehledě na to, že už jen samostatné zařazování do složek je časově náročná práce.
Využívejte CRM
Customer Relationship management systém je skvělým způsobem, jak udržovat přehled o komunikaci s klienty. E-maily se automaticky propisují do konkrétních záznamů, takže se nemusíte obávat, že se vám nějaký důležitý e-mail ztratí. Do CRM jde pouze exportovat jen konkrétní druh e-mailů (např. z jedné konkrétní složky). Ano tady vám je jedna složka prominutá. 😉
Vytvořte si filtr
Nastavte si filtry, které automaticky přesouvají e-maily od konkrétních odesílatelů nebo s konkrétními klíčovými slovy. Filtry budou skvělou a efektivní náhradou vašich složek.
Zero Inbox
Termín Zero inbox známe asi všichni. Jde o odbavení veškerých e-mailů a to do úplně poslední zprávy. Spousta lidí tvrdí, že je to ale nemožné. Opak je však pravdou. Díky výše zmíněným tipům to půjde zas o něco lépe. Nastavte si filtry, využívejte CRM, na e-maily, které není potřeba odepisovat, neodepisujte a rovnou archivujte. My v týmu nedáme dopustit na e-mailového klienta Spark, který funguje jako To Do. Více jsme o něm mluvili na webináři Praktické využití online nástrojů v obchodě a ve firmě.
E-maily nemusí být dokonalé
Možná si je po sobě čtete několikrát, možná si na nich dáváte opravdu záležet, možná, že vám zbytečně zabírají spoustu vašeho času. Zbavte se pocitu, že v e-mailech nemůžete udělat jediný překlep, a že musí být dokonalé. Pamatujte, že jsme jenom lidi a dělat chyby je lidské. 🙂
Do detailů i s tipy na konkrétní e-mailové nástroje jsme hovořili v díle 74 #janicnechci, který si můžete poslechnout na podcastových platformách nebo na tomto odkazu.
