Jak si udržet pozornost na klíčových prioritách?

Kvalita sebeřízení a udržení pozornosti na klíčových prioritách jsou témata, která pravidelně otevíráme s manažery, podnikateli i majiteli firem. Velmi často býváme zavaleni prací, a to doslova – smlouvy, faktury, nákup strojů, vývoj nového produktu… býváme pak roztěkaní a nevíme, s čím dříve začít. Do toho nám ještě cinkají upozornění z e-mailu a co teď? Profíci v multitaskingu možná zvládnou podepisovat smlouvy a do toho řešit s manažerem zavedení nového stroje do provozu. Stojí ale za zamyšlení, jestli to je správně a v jaké kvalitě je pak práce odvedená. Já doporučuji 6 principů, které se strategickými subjekty zavádíme, a výsledky jsou opravdu znatelné.

Zvládání každodenních pracovních činností a přitom si stále udržet nadhled a pozornost na klíčových prioritách, tak s tím vám právě může pomoci zmíněných 6 principů. Prvním z nich je práce začíná s čistým stolem. Doporučuji si vytvořit návyk, kdy každý den budete končit svojí práci s čistým stolem. Zapomeňte na: „nechám si podklady na stole, abych mohl ráno začít.“ a zavřete všechny otevřené soubory ve svém notebooku. Vyhnete se tak neustálému odtrhávání pozornosti od důležitých věcí a někdy i zbytečné frustraci z toho, že toho máte hodně. 

U stolu ještě chvilku zůstaneme. Pojí se s tím druhý princip – na stole je pouze ta složka, na které pracuji. Na stole jsou pouze ty podklady, na kterých pracuji. Jsou-li v papírové podobě např. smlouva, tak po skončení práce na nich je vracíme zpět do šanonu, kde jsme si je vzali. Pokud nepracujete s papírovou verzí podkladů, tak v počítači mějte otevřenou pouze jednu složku, a tu na konci uložte a zavřete. Pomůže to se soustředěním a i s uvědoměním si, že jsem úkol udělal. Jinak se nás často drží pocit, že musíme jen pracovat a skákat hned k dalšímu úkolu.

Třetím principem je pravidlo 2 minut. Pokud vám na stole přistane nějaký neočekávaný úkol a můžete jej udělat do dvou minut např. rychlá odpověď na e-mail, schválení něčeho nedůležitého, nebo předání krátké informace kolegovi, tak to raději udělejte hned. Pokud to zabere času více, tak úkol uložte do svého to-do listu, přiřaďte mu prioritu a termín, kdy se k němu vrátíte. 

Zamezte přepínání, tak zní čtvrtý princip. Neurovědci zjistili díky svým výzkumům ohledně fungování mozku jednu úžasnou úměru. Čím více máte v počítači otevřených úloh, tím nižší máte míru koncentrace a únava na vás čeká za dveřmi. Zkuste jeden pokus. Pokud máte v kanceláři stále ještě nějaké šanony, tak si jich vyndejte 5-10, dejte je na stůl, otevřete každý z nich a začněte na jednom úkolu z nich pracovat. Ten pocit stojí za vyzkoušení. Pracujte v těchto podmínkách minimálně jeden den. Jednoduše si pak uvědomíte, že je mnohem efektivnější se v blocích soustředit na jednu prioritu. 

Předposledním avšak neméně důležitým principem je vyhodnocení, co můžete delegovat, outsourcovat nebo vůbec nedělat. Máte-li svůj seznam úkolů, tak se zastavte a jednou za měsíc si k němu sedněte. U každé činnosti si pak položte otázku: „Mohu danou činnost delegovat, nebo jí nedělat, popřípadě outsourcovat?“ 

Například musím detailně kontrolovat své obchodníky? Není načase najmout na obchod externí firmu, nebo konečně předat pravomoci na obchodního ředitele? 

Pokud jsem na nové projekty sám, tak nestálo by za to vytvořit na to tým a delegovat úkoly? 

Je skvělé, že umíte vybrat správné vybavení do firmy a ještě za super cenu, ale co stanovit jasná pravidla jejich nákupu a delegovat to na někdo jiného?

Doporučuji každý měsíc tímto způsobem získat 5-10 % svého času zpět pro strategické řízení. Třeba pro rozvoj nových produktů, které zvýší obrat firmy, optimalizace procesů, které sníží náklady, nebo čas na přemýšlení, v čem mohu posunout výkonnost své firmy.

A poslední důležitý princip na závěr. Když plánujete svůj čas na minuty, tak si do něj naplánujte i čas na odpočinek. Je to neméně důležité jako dosahování výsledků. Dobité baterky zvyšují efektivitu vaší práce a zvyšují kreativitu. Doporučuji si dát šestinedělí. Tedy každý šestý týden mít day off. Udělejte si výlet, opusťte kancelář, buďte v přírodě, nebo tam, kde to máte rádi.

Ať se vám daří a jste plní energie

Libor Zinkaizl