Přeskočit na obsah 
Jaké porady dávají smysl?
Možná to znáte z vlastní praxe, možná jen z vyprávění, kdy se na poradě sejde třeba 12 lidí, kteří se pravidelně účastní všech. Místo, aby se něco konstruktivně řešilo, tak se věnuje čas něčemu, co většina lidí nevnímá, protože se jich to netýká nebo ještě lépe se tlachá nad různými situacemi, které nesouvisí s vedením firmy a odchází se z porady s tím, že se nic nevyřešilo a rovnou se plánuje další. Další porada, která bude probíhat úplně stejně. Bez struktury a výsledku.
Tak takhle opravdu ne. To je ztráta času pro všechny a spíš to má opačný výsledek.
V praxi existují jen dva typy porad, a to provozní a strategické. Provozní jsou takové, kde se provádí rozhodnutí nebo schvalování nejlepšího řešení z pohledu celé firmy. Naopak strategické porady slouží k nastavování nových cílů a nových rozvojových směrů, například zvýšení výkonnosti obchodu.
Jak vést provozní porady a jaký má být jejich výsledek?
Než se podíváme, jak se mají porady vést, tak se zamyslete, jestli jich nemáte zbytečně mnoho. Častou příčinou je, že vaši lidé nemají dostatečně silné rozhodovací pravomoce a kompetence. A tak přicházejí s každým detailem k vám nebo vašim manažerům a žádají o jejich schválení.
6 praktických tipů pro provozní porady
- Účastní se jí pouze ti, kterých se to týká.
- Maximální délka porady je 1 hodina.
- Návrhy řešení, o kterých se bude rozhodovat, se zašlou všem účastníkům před poradou.
- Pokud je více řešení, tak se o nich nediskutuje, ale provádí se jejich kvantifikace. To znamená, že se na to podíváte z pohledu například snížení nákladů, zvýšení obratu, zvýšení zisku, zrychlení odbavení zakázky firmou, snížení pracnosti,… zkrátka důležité parametry podle kterých kvantifikujeme návrhy řešení. Návrh s největší bodovou hodnotou se stává preferovaným řešením.
- Majitel řešení rozpracuje plán postupu do konkrétních kroků, zajistí implementaci a zodpovídá za to až do konce.
- Na dalších poradách informuje pouze o tom, co se povedlo či nikoliv a jak navrhuje vyřešit to, co se nepovedlo.
Jak na strategické porady?
U strategických porad se například řeší zvýšení výkonnosti obchodního týmu a díky analýze stávajícího stavu bylo zjištěno, že je například vhodné zavést nový CRM systém.
Postup pro správné vedení strategické porady
- Majitel řešení by měl jako první krok vypracovat jasné zadání.
- Potom se stanoví konkrétní výsledek, který má řešení způsobit. V tomto případě k jaké změně povede zavedení nového CRM.
- Vyzveme účastníky porady, ať navrhnou postup, jak budou pracovat a navrhovat varianty řešení. Opět doporučuji, aby byly návrhy zaslány všem účastníkům před poradou a mohli se s nimi seznámit, případně přijít s návrhem jiného řešení. Výrazně se tím omezí dlouhé diskuze, které často nevedou ke shodě nad správným řešením, ale k obhajování a přesvědčování ostatních účastníků porady.
- Při výběru konkrétních variant doporučuji využít lístečkové metody. Každý napíše na lísteček návrh svého řešení a následně se tyto papírky nalepí na zeď, na nástěnku, na white board, dveře, kamkoliv nebo využijte nějakého online nástroje. Třeba Sli.do nebo Miro.
- Jednotlivé varianty rozdělte podle oblastí, které se řeší.
- Proveďte kvantifikaci, která je popsaná u provozních porad.
- To nejlepší řešení, v tomto případě nejvhodnější CRM, které splňuje požadavky například na zvýšení počtu leadů, zrychlení odbavení zakázky ve firmě a další.
TIP Z PRAXE: Pokud se společně domluvíte na správném řešení, tak nejprve proveďte jeho implementaci a až následně se zabývejte jeho vylepšováním.
Zavedení nového systému porad nebývá jednoduché a stále máme tendenci sklouzávat ke starým návykům. Jestli chcete zefektivnit své porady, můžeme se nad tím spojit, na konzultaci uděláme revizi vedení porad a navrhneme efektivnější postup, nebo můžeme spolupracovat dlouhodobě, kdy se podíváme na celý byznys model a výkonnost obchodu a přivedeme do vaší firmy vyšší výsledky.
Ať se vám daří při vedení porad a dosahování výsledků
Libor Zinkaizl
