Přeskočit na obsah 
Majitelé a CEO pak padají do mikromanagementu, tedy nadměrné kontroly a detailního dohledu nad každým krokem zaměstnanců, čímž snižují produktivitu a spokojenost týmu – ale hlavně nestíhají. S tím přichází přetažení, práce od nevidím do nevidím, únava a vyčerpání.
Jak tedy efektivně řídit firmu, aniž byste spadli do pasti mikromanagementu?
Z praxe lze doporučit 3 kroky:
- Stanovte jasný cíl, čeho má firma dosáhnout a kam směřuje. Příkladem může být váš obchodní cíl pro tento rok, ziskovost, retence zákazníků nebo akvizice těch nových…
- Stanovte tři klíčové priority na jeden kvartál. Ty mohou být od náboru nových zaměstnanců a jejich úspěšný onboarding, přes implementaci nového CRM systému, až po novou marketingovou “lead” kampaň…
- Předejte zodpovědnost. Jak? Sepište si role ve firmě a za co je kdo zodpovědný – tzv. Job Descriptions. Pokud již máte, proveďte jejich kontrolu a aktualizujte to, co je třeba.
Kde začít, pokud se prostě ne a ne oprostit od operativy?
Záleží v jakém stavu se firma nachází. Funguje vše tak, jak má? Jedou vám prodeje? Máte spokojené zákazníky, kteří se rádi vracejí? Jak funguje komunikace ve vašem týmu? Jak jste na tom s fluktuací zaměstnanců, a nenadřete se nakonec jen vy? Pokud jste na nějakou z otázek odpověděli ne, nebo vám odpověď dává zabrat, doporučujeme se zaměřit na následují kroky:
1. Pozornost směřujte na správné delegování a zvyšování samostatnosti členů týmů. Což znamená jasné a srozumitelné zadání toho, jaký výsledek je od daného člověka očekáván. Nepředpokládejte, že svěřenou práci bude daný člověk dělat přesně tak jako vy. To je cesta do pekel. Každý jsme jiný a stejně tak máme i jiný postup plnění úkolů.
Někdo je systematik a udělá si jasný postup, který je logický a navazující. Někdo je chaotik a trochu možný punkáč a bude to mít neuspořádané, ale závěrem to celé dá dokupy. Jiný bude zase více analytický, takže přípravná fáze mu zabere více času.
Nejdůležitější však je, aby byl jasně stanovený konečný výsledek v měřitelné podobě. Například – jasně zpracovaný postup pro výrobu do 48 hodin od přijetí objednávky, zpracování objednávky v též den apod.
2. Poznejte svůj tým a jeho talenty. V tom je obrovská síla a velký potenciál ke zlepšení výkonnosti vašeho týmu. Každý člověk není vhodný pro každou práci a univerzálové prostě neexistují. U práce, kde je třeba dodržet postup, chaotik není ideálním zaměstnancem. U práce, kde je třeba pečlivost, tak člověk s “hurá do toho” přístupem se bude trápit s velkou chybovostí. Tam, kde je třeba kreativita, tak analytický typ bude selhávat, protože se bude ztrácet v nekonečných analýzách. A takhle to bude pořád dokola. Proto je ideální mít přehled o svých lidech v týmu.
Poznejte svůj tým a všechny jeho silné a slabé stránky. Skvěle k tomu slouží například Gallup test talentů a jeho následný workshop s certifikovaným trenérem, který vám ukáže, jak s jednotlivými talenty pracovat a dostat z týmu maximum. Získejte jedinečný přehled díky Talent management.
3. Není nic horšího, než když chcete předat zodpovědnost, ale tu si nikdo nepřevezme. S každým v týmu si tak vyjasněte vzájemná očekávání, zodpovědnosti a společné cíle – prostě to, co vás ujistí, že jste na stejné lodi. Smiřte se s tím, že ten, kdo řídí firmu a lidi, nepracuje. Neznamená to, že nic nedělá, ale jeho prací jsou 1on1 meetingy s klíčovými lidmi, vedení porad, a udržení pozornosti na klíčových prioritách firmy. Do toho tedy patří i rozvoj talentů lidí, práce s motivací týmu, budování kultury a směřování firmy z pohledu trhu a zákazníků.
Jak stále ale zůstat v obraze?
Přijměte fakt, že nikdy nebudete v detailu vědět o všem, co se ve firmě děje. Ti z vás, co mají 50 zaměstnanců a více, určitě ví, o čem mluvíme. Neznamená to, že od teď nic nebudete kontrolovat a doufat, že je vše tak, jak má, znamená to však, že budete vědět jen to klíčové. A to přece chcete ne?
Z toho, co se v úspěšně vedených firmách ukazuje, je mít smysluplný a dobře nastavený reporting založený na aktuálnosti dat.
- Nastavte si obchodní report na měsíční bázi, kde uvidíte plnění obratu, zisku, nových zakázek, akvizici, retenci a vývoj prodeje jednotlivých produktů, či produktových skupin. To se samozřejmě bude individuálně odvíjet o typu byznysu a toho, jak je váš byznys koncipován.
- Na měsíční bázi také kontrolujte, jak se plní plán zisku, jak jednotlivá oddělení dodržují naplánovaný budget, jak se plní plán investic a jaký mají dopad na efektivitu firmy nebo snížení chybovosti (např. implementace nového projektového softwaru, který umožní lépe řídit kapacity napříč týmem).
- Pokud nemáte ve firmě nastavený cashflow plán, tak je to další report pro váš klidný spánek. Ukazuje stav závazků, pohledávek a kolik skutečně máte volných prostředků na firemních účtech.
Celkové doporučení je vše mít v grafické podobě, jsou v tom vidět jasně trendy, nárůsty, ale i propady, nicméně pro hlubší analýzu příčin je užitečné mít i vše v tabulkové podobě, lépe pak uvidíte souvislosti. Opět záleží na vašem způsobu vnímání informací, pokud jste vizuální, tak jsou pro vás vhodnější grafy, pokud jste přes čísla, tak tabulky, pokud ani jedno ani druhé, pak si čísla nechte vysvětlit např. od finančního ředitele, obchodního ředitele apod.
Jak to může konkrétně vypadat, pokud si vše nastavíte dobře?
Pokud vám firma začne šlapat jako dobře namazaný stroj, začnete mít prostor a čas na skutečnou práci majitele nebo CEO. Přestanete řešit operativní činnosti a nebudete pod neustálým vnitřním tlakem, že něco nestíháte, hroutíte pod návalem e-mailů a řešením průšvihu všeho druhu. Nebude třeba vaše neustálá přítomnost ve firmě a kdo ví – třeba jednou zažijete dovolenou bez pracovních telefonátů a e-mailů.
Stane se z vás skvělý leader, který má čas chodit na konference, přednášky, workshopy a budete rozvíjet vztahy s klíčovými hráči v branži. Možná začnete vytvářet strategická partnerství nebo dokonce aliance. Prostor budete mít i pro vizi a možná, že začnete plánovat expanzi do zahraničí, nebo se připravovat na vstup strategického investora. Případně začnete rozvíjet nový produkt, který vaši firmu posune zase o kousek dál. Budete mít čas hovořit s klíčovými lidmi ve firmě a bavit se s nimi, jak dále rozvíjet nebo zlepšovat fungování firmy.Zajímalo by vás jak se stát skvělým lídrem a získat celou plejádu nástrojů pro řízení firmy? Zúčastněte se našeho otevřeného workshopu Svoboda pro CEO: Vysvoboďte se ze začarovaného kruhu, který bude vypsaný jen 3x v roce 2024. Dozvíte se, jak se dostat z nekonečného kolečka operativy, jak přestat pořád dokola hasit požáry, a jak se přetransformovat z micromanagera do strategického leadera.
